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湘潭大学会议费管理办法

第一条  为进一步加强和规范学校会议费管理,提高会议效率和质量,根据《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔201650号)、《关于完善省级科研项目资金管理激发创新活力的若干政策措施》(湘办发〔20179号)、《湘潭大学会议管理办法》(湘大党发〔201640号),参照《中央和国家机关会议费管理办法》(财行〔2016214号)等文件精神,结合学校实际,制定本办法。
第二条  本办法适用于学校主办或者承办的各类会议、论坛,包括国内科研会议、国际合作交流会议、国内管理会议、在华举办国际会议。
国内科研会议是指因科研工作需要所组织的科研论坛、研讨会、评审会、座谈会等。
国际合作交流会议是指院士、二级及以上教授和外籍代表占参会代表总数三分之一以上的科研学术交流会议。
国内管理会议是指因教学业务、行政管理需要所组织的工作会议。
在华举办国际会议是指报经教育部外事部门批准的、在我国境内举办的国际会议。
第三条  会议组织者应当按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则,根据会议内容和性质选择相应的会议类型。
第四条  会议费使用和管理职责如下:
(一)会议组织者对会议费使用的真实性、合规性、合理性和相关性负直接责任;
(二)单位负责人对本单位组织的会议负管理和监督责任;
(三)计划财务处负责制定和完善学校会议费管理办法,依规实施会议费报销并提供服务。
第五条  在华举办国际会议按照学校国际会议管理办法执行。
第六条  国内管理会议应当在年初申报预算,纳入校内预算统筹考虑,按照批复预算执行。
国内管理会议严格控制会议数量、会期、规模,注重会议质量,提高会议效率。原则上会议会期一般不得超过2天(传达、布置类会议会期不得超过1天),会议报到和离开时间合计不得超过1天,参会人数原则上控制在80人以内,工作人员人数原则上控制在会议代表人数10%以内。超过上述规模的,报党委办公室校长办公室审批。
第七条  因科研工作需要召开的国内科研会议、国际合作交流会议、在华举办国际会议,按照分类管理的要求,报项目负责人、所在单位、学校有关部门审批确定。
第八条  举办会议应当编制《湘潭大学会议费预、决算报销审批表》(见附表),列明会议名称、会议类别、主要内容、时间、地点、参会人数、工作人员人数、经费来源及费用明细等。工作人员在会议期间发生的住宿费、餐费等费用应当纳入会议预算统筹考虑。
第九条  各单位举办的会议应当在预算内做到收支平衡。应当有可靠的经费来源。如收取会议费,必须全额纳入学校财务统一核算,严禁坐收坐支。
对于全部使用财政拨款举办的会议,不得再向参会单位或者人员收取费用。
对于使用多渠道资金举办的会议,按照成本补偿的原则,可以适当向参会人员收取会议费,统一纳入学校财务核算。
对于有赞助收入的会议,应当与赞助方签订赞助协议,明确双方的权利和责任,赞助方对会议标准、会议地点和开支范围有特别要求的,按照协议执行。赞助资金统一纳入学校财务核算。
第十条  会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、差旅费、咨询费、印刷费、办公文具、医药费等。国际合作交流会议和在华举办国际会议可以开支会议资料翻译费、同声传译人员翻译费、同声传译设备租金费用。
前款交通费是指接送参会者至车站或者机场,及会议统一组织的代表考察、调研等发生的市内交通费。
第十一条  会议费开支实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准如下(单位:元/人.天):

 

会议类别
住宿费
伙食费
其他费用
合计
国内管理会议
340
130
80
550
国内科研会议
400
150
100
650
国际合作交流会议
500
150
110
760
在华举办国际会议
700
200
300
1200

 

不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行;不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行。
其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。
举办高水平国内管理会议,如需提高会议费综合定额标准,应当按照程序提交主管校领导审批、校党委会或者校长办公会审定,但上浮比例不得超过规定标准的30%。
各类会议应当按照定额控制标准执行,超支部分不予报销。
会议费综合定额标准根据物价等因素进行动态调整。
第十二条  下列费用纳入会议费预算,但不计入会议费综合控制定额标准,从相应的支出科目中据实列支:
(一)会议专家差旅费。会议专家参加会议发生的差旅费,原则上回单位报销。对确因工作需要,邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的国内差旅费、国际旅费,可以对照学校相应标准报销。
(二)会议资料翻译费、同声传译人员翻译费、同声传译设备租金。
(三)参会人员费用。会议组织者根据工作需要,可以向邀请参会专家发放咨询费、讲课费、评审费以及劳务费。上述费用的发放应当采取银行转账等非现金方式支付,并依法缴纳个人所得税。
第十三条  委托其他单位承办会议事项的,应当签订书面委托合同(协议),会议费在规定标准内报销。
第十四条  经批准的会议,其预算执行和经费使用应当严格按照国家及学校相关规定执行。小额零星(200元以下)开支以外的会议费用支出,应当按照国库集中支付和公务卡管理的有关规定执行,采用银行转账或者公务卡方式结算,不得以现金方式支付。
第十五条  与校外单位合作举办的会议,会议结束后,会议费如有结余,应当及时转回学校,不得滞留在学校之外。
第十六条  会议各项收入应当上交学校统一管理,专款专用。各单位(项目)原则上应当在会议结束1个月内到财务办理报销手续。
会议费报销时应当提供《湘潭大学会议费预、决算报销审批表》、会议通知、到会人员签到表、相关发票、消费明细清单、委托合同(协议)等资料。
因会议发生的特邀代表和专家的城市间交通费、专家咨询费等应当与会议费一同报销。
在华举办国际会议应当提供教育部批准办会的文件。
第十七条  严禁各单位借会议名义组织会餐或者安排宴请;严禁预存、套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费。
第十八条  各单位应当严格执行会议费开支标准,不得开支与会议无关的费用。会议住宿用房以标准间为主,会议用餐安排自助餐或者工作餐,用餐不上酒水、不提供水果和茶歇;会议期间不得组织会议代表旅游及与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品。
第十九条  各单位应当加强会议举办活动和经费报销的内控管理,自觉接受学校有关部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查,对违反会议费管理制度的人员进行严肃处理。
第二十条  各单位应当将非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况按照要求进行公示。
第二十一条  学校纪检监察、审计、财务等部门对会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括:
(一)单位会议审批制度是否健全,会议活动是否按照规定履行审批手续;
(二)会议费开支范围和标准是否符合规定;
(三)会议费报销手续是否符合规定;
(四)会议费管理和使用的其他情况。
第二十二条  违反本办法规定,有下列行为之一的,由学校纪检监察、审计、财务等部门责令改正,追回违规资金;视情况对相关责任人予以责任追究或者纪律处分;涉嫌违法的,移交司法机关处理。
(一)预存、套取会议费设立“小金库”的;
(二)以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的;
(三)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;
(四)违规报销与会议无关费用的;
(五)其他违反本办法规定的。
第二十三条  本办法由计划财务处负责解释。
第二十四条  本办法自印发之日起施行。
 

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